Algemene voorwaarden

In deze voorwaarden bedoelen we met:

• VvE App: de online dienst die via vveapp.com wordt aangeboden, inclusief de website, de webapplicatie en alle onderdelen daarvan.
• Aanbieder, wij of ons: de partij die VvE App exploiteert en de dienst aanbiedt, bereikbaar via info@vveapp.com.
• Gebruiker, je of jij: de natuurlijke persoon die een account aanmaakt of gebruikt.
• VvE: de Vereniging van Eigenaars waarvan de administratie in VvE App wordt bijgehouden.
• Account: de persoonlijke, met een wachtwoord beveiligde toegang tot VvE App.
• Overeenkomst: de afspraak tussen jou en de aanbieder over het gebruik van VvE App, waarvan deze voorwaarden onderdeel zijn.

Deze voorwaarden gelden voor elk gebruik van VvE App, ook als je alleen het gratis Starter-pakket gebruikt.

Door een account aan te maken ga je akkoord met deze voorwaarden. Gebruik je de app namens een VvE, dan verklaar je dat je daartoe bevoegd bent.

Afwijkende voorwaarden van jou of van je VvE zijn niet van toepassing, tenzij wij die uitdrukkelijk schriftelijk hebben aanvaard.

Is een bepaling uit deze voorwaarden ongeldig, dan blijven de overige bepalingen gewoon gelden. We vervangen de ongeldige bepaling dan door een geldige bepaling die er qua strekking zo dicht mogelijk bij komt.

VvE App is een werkende applicatie. Je mag hem gebruiken voor de echte administratie van je VvE: leden, eenheden, facturen, betalingen, documenten, vergaderingen en stemmingen.

Wij bieden de app aan tijdens een pilot- en marktonderzoeksfase. We onderzoeken in de praktijk welke onderdelen voor een VvE bruikbaar zijn, wat ontbreekt en wat een VvE hiervoor over heeft. Dat heeft gevolgen die je moet kennen voordat je een account aanmaakt.

Wat dat concreet betekent:

• Functies, limieten, pakketten, tarieven en de beschikbaarheid van de dienst kunnen veranderen. Onderdelen kunnen worden toegevoegd, aangepast of weer verdwijnen.
• Er geldt geen service level en geen afgesproken reactietijd. Wij garanderen geen ononderbroken beschikbaarheid, geen foutloze werking en geen geschiktheid voor een bepaald doel, behalve voor zover dwingend recht dat voorschrijft.
• Wij kunnen de pilot beëindigen. Doen we dat, dan laten we dat minimaal dertig dagen vooraf weten en kun je je gegevens exporteren.
• Onderhoud kan tijdens de pilot ook op korte termijn nodig zijn. We kondigen het aan waar dat kan.

Het bestuur van de VvE blijft zelf verantwoordelijk voor de administratie van de VvE en voor het naleven van de wet, waaronder Boek 5 van het Burgerlijk Wetboek over appartementsrechten, de splitsingsakte en het reglement. VvE App is een hulpmiddel en neemt die verantwoordelijkheid niet over.

Bewaar daarom zelf ook een eigen kopie van wat voor de VvE cruciaal is: de splitsingsakte, de vastgestelde jaarstukken, de notulen en de ledenadministratie. Je kunt je gegevens en documenten op elk moment uit de app halen.

Deze voorwaarden en de privacyverklaring horen bij deze fase. Ze worden aangepast als de app of het aanbod verandert, en de actuele versie staat altijd op deze pagina met bovenaan het versienummer.

Omdat dit een pilot is, willen we weten hoe de app in de praktijk uitpakt. Door een account aan te maken weet je dat wij contact met je kunnen opnemen over jouw gebruik van VvE App.

Dat contact ziet er zo uit:

• Wij mailen je, of bellen je als je zelf een telefoonnummer hebt achtergelaten.
• Het gaat over je ervaring met de app: wat werkt, wat niet werkt, wat je mist en wat je van de pakketten en tarieven vindt. Soms vragen we of je tijd hebt voor een kort gesprek of een interview.
• Je bent nergens toe verplicht. Niet reageren is een antwoord en heeft geen gevolgen voor je account of je gebruik van de app.

Wil je hier geen berichten meer over, antwoord dan op de e-mail of mail ons via info@vveapp.com. Dan halen we je van de lijst en benaderen we je niet meer voor feedback of onderzoek. Berichten die bij de dienst zelf horen, zoals een factuur, een uitnodiging, een wachtwoordherstel of een melding over een storing, blijven wel komen zolang je een account hebt.

De grondslag hiervoor is ons gerechtvaardigd belang om feedback te vragen over een dienst die je zelf gebruikt. Gaat het om iets anders dan dat, bijvoorbeeld een commerciële nieuwsbrief of onderzoek dat niets met jouw eigen gebruik te maken heeft, dan vragen we je eerst om toestemming. Wat we met je gegevens doen staat in de privacyverklaring. We verkopen je gegevens niet en geven ze niet aan anderen voor hun marketing.

Je maakt een account aan met je naam, een geldig e-mailadres en een wachtwoord van minimaal acht tekens. Je zorgt dat die gegevens juist zijn en blijven.

Je bent zelf verantwoordelijk voor het geheim houden van je inloggegevens. Alles wat via jouw account gebeurt, geldt als jouw handelen. Vermoed je dat iemand anders toegang heeft, wijzig dan direct je wachtwoord en meld het ons.

Een account is persoonlijk. Deel je inloggegevens niet met anderen. Medebestuurders en eigenaren nodig je uit met hun eigen e-mailadres, zodat iedereen een eigen account heeft.

Welke gegevens je binnen een VvE kunt zien en wijzigen, hangt af van de rol die binnen die VvE aan jou is toegekend.

VvE App is software as a service. Je gebruikt de applicatie via internet en installeert niets op je eigen computer. Je zorgt zelf voor een werkende internetverbinding en een actuele browser.

Wij spannen ons in om de dienst zo goed en zo ononderbroken mogelijk beschikbaar te houden. We garanderen geen ononderbroken beschikbaarheid en geen foutloze werking.

Onderhoud, updates, en storingen bij partijen die wij inschakelen kunnen ertoe leiden dat de dienst tijdelijk niet of beperkt beschikbaar is. Gepland onderhoud kondigen we waar mogelijk vooraf aan en plannen we buiten kantooruren.

Wij mogen de dienst doorontwikkelen. Functies kunnen worden toegevoegd, gewijzigd of verwijderd. Vervalt een functie die voor jouw pakket wezenlijk is, dan laten we dat vooraf weten en kun je opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.

Zolang de pilot loopt, gaat het doorontwikkelen sneller dan bij een uitontwikkeld product en geldt er geen service level. Reken er dus niet op dat de app altijd bereikbaar is op een moment dat voor de VvE kritisch is, en houd zelf een kopie van de stukken die je dan nodig hebt.

VvE App kent drie pakketten:

• Starter: gratis, voor elke VvE.
• Plus: 19 euro per maand, voor een VvE tot en met twintig eenheden.
• Professional: 49 euro per maand, zonder limiet op het aantal eenheden.

De op de website vermelde tarieven zijn leidend. Wat precies in elk pakket zit, staat op de prijzenpagina en in je abonnementsoverzicht in de app.

Een tarief geldt alleen als je zelf uitdrukkelijk een betaald pakket activeert. Doe je dat niet, dan gebruik je Starter en brengen wij niets in rekening. Wij zetten een account nooit ongevraagd om naar een betaald pakket.

Omdat we nog in de pilot- en marktonderzoeksfase zitten, kunnen de pakketten, de limieten en de tarieven wijzigen. Raakt een wijziging jouw betaalde pakket, dan kondigen we die minimaal dertig dagen vooraf aan en kun je opzeggen voordat de wijziging ingaat.

Betaalde abonnementen lopen per maand en zijn maandelijks opzegbaar. Je zegt op in de app. Het abonnement loopt dan door tot het einde van de periode die je al betaald hebt en wordt daarna niet verlengd. Voor een periode die al betaald is, vindt geen restitutie plaats, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

Groeit je VvE boven het aantal eenheden van je pakket, dan vraagt de app je over te stappen naar een hoger pakket. Zolang je dat niet doet, kun je geen eenheden toevoegen. De gegevens die je al hebt ingevoerd blijven gewoon zichtbaar.

Wij mogen de tarieven aanpassen. Een prijswijziging kondigen we minimaal dertig dagen van tevoren aan per e-mail of in de app. Ben je het er niet mee eens, dan kun je opzeggen voordat de nieuwe prijs ingaat.

Betalingen voor je abonnement verlopen via betaaldienstverlener Mollie. Wij zien en bewaren zelf geen volledige betaalgegevens zoals kaartnummers.

Gebruikt de VvE de betaallinks in de app om bijdragen bij haar eigen leden te innen, dan lopen ook die betalingen via Mollie. Wij zijn geen partij bij de onderliggende afspraak tussen de VvE en haar leden en niet verantwoordelijk voor de inning van die bijdragen.

Lukt een betaling voor je abonnement niet, dan sturen we je een herinnering. Blijft betaling daarna uit, dan kunnen we de toegang tot de betaalde functies opschorten. Je gegevens blijven in die periode bewaard.

Je zorgt dat de gegevens die je in VvE App zet juist, volledig en actueel zijn. Denk aan de ledenadministratie, de eenheden, de breukdelen, de bijdragen en het IBAN van de VvE.

Je blijft zelf verantwoordelijk voor de administratie van je VvE. Dat betekent onder meer: de juistheid van facturen en jaarstukken, het naleven van de wet, de splitsingsakte en het reglement, en het tijdig en correct houden van vergaderingen en stemmingen.

Je gebruikt VvE App niet:

• voor onrechtmatige of strafbare doeleinden
• om de dienst te verstoren, te overbelasten of geautomatiseerd uit te lezen
• om beveiligingsmaatregelen te omzeilen of toegang te krijgen tot gegevens van andere VvE's
• om de software te kopiëren, te reverse engineeren, te verhuren of door te verkopen

Je uploadt geen materiaal waarvoor je de rechten niet hebt en geen persoonsgegevens van anderen waarvoor je geen grondslag hebt. Je zorgt dat de personen die je uitnodigt weten dat hun gegevens in VvE App staan.

Bij ernstig of herhaald misbruik mogen wij een account opschorten of beëindigen. Waar dat redelijk is, waarschuwen we eerst en geven we je de gelegenheid het te herstellen.

Bewaar zelf ook een kopie van stukken die voor je VvE cruciaal zijn, zoals de splitsingsakte en de vastgestelde jaarstukken.

VvE App is een administratief hulpmiddel. De informatie in de app, de antwoorden van de AI-assistent en alle door de app gegenereerde documenten en berekeningen, waaronder notulen, overzichten, facturen en teksten, zijn informatief van aard. Ze vormen geen juridisch, fiscaal, bouwkundig of financieel advies.

De AI-assistent kan onvolledig of onjuist antwoorden. Controleer een antwoord of een gegenereerd document altijd zelf voordat je het vaststelt, verstuurt of als basis voor een besluit gebruikt.

De VvE en haar bestuur blijven zelf verantwoordelijk voor besluiten en voor het naleven van wettelijke verplichtingen, de splitsingsakte en het reglement. Het gebruik van VvE App verandert daar niets aan en draagt die verantwoordelijkheid niet over aan ons.

Gaat het om een vraag met juridische, fiscale of bouwkundige gevolgen, raadpleeg dan een gekwalificeerde adviseur.

Alle rechten op VvE App blijven bij de aanbieder of bij zijn licentiegevers. Dat geldt voor de software, het ontwerp, de teksten, de handelsnaam en de documentatie.

Je krijgt voor de duur van de overeenkomst een niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht om VvE App te gebruiken voor het beheer van je eigen VvE of VvE's.

De gegevens en documenten die jij of je VvE invoert of uploadt, blijven van jou respectievelijk van de VvE. Wij gebruiken die inhoud alleen om de dienst te leveren, te ondersteunen en te beveiligen. Wij zetten die inhoud niet in voor het trainen van AI-modellen.

Feedback en suggesties die je ons stuurt, mogen wij vrij gebruiken om de dienst te verbeteren.

Onze aansprakelijkheid is beperkt tot directe schade en tot maximaal het bedrag dat je in de twaalf maanden voor de schadeveroorzakende gebeurtenis aan abonnementskosten hebt betaald. Gebruik je het gratis pakket, dan is dat bedrag nul euro.

Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade. Daaronder vallen in ieder geval gevolgschade, gederfde inkomsten, gemiste besparingen, boetes, reputatieschade en schade door verlies of onbeschikbaarheid van gegevens.

Wij zijn niet aansprakelijk voor schade die voortkomt uit onjuiste of onvolledige gegevens die door jou of je VvE zijn ingevoerd, uit besluiten die op basis van de app zijn genomen, of uit het opvolgen van een antwoord van de AI-assistent zonder eigen controle.

Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van de aanbieder.

Een aanspraak op schadevergoeding vervalt in ieder geval twaalf maanden nadat je bekend werd of redelijkerwijs bekend had kunnen zijn met de schade.

Bij het gebruik van VvE App worden persoonsgegevens verwerkt. Welke gegevens dat zijn, waarom we ze verwerken, welke partijen we inschakelen en welke rechten je hebt, staat in de privacyverklaring.

Voor de persoonsgegevens die jij of je VvE in de app zet over leden en eenheden, is de VvE in de regel verwerkingsverantwoordelijke en treden wij op als verwerker. Wij verwerken die gegevens alleen om de dienst te leveren en niet voor eigen doeleinden.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om de gegevens te beveiligen en schakelen alleen partijen in die een vergelijkbaar niveau van beveiliging bieden.

De overeenkomst gaat in op het moment dat je een account aanmaakt en geldt voor onbepaalde tijd.

Je kunt op elk moment opzeggen. Heb je een betaald abonnement, dan loopt dat door tot het einde van de betaalde periode.

Wij kunnen de overeenkomst opzeggen met een termijn van dertig dagen. Bij ernstig misbruik, bij een wettelijke verplichting of bij langdurige niet-betaling kunnen wij de overeenkomst direct beëindigen.

Bij beëindiging vervalt je gebruiksrecht en wordt de toegang tot het account gesloten.

Zolang je account actief is, kun je de gegevens en documenten van je VvE uit de app halen. Documenten die je hebt geüpload, kun je downloaden.

Na beëindiging kun je gedurende dertig dagen een export van de gegevens van je VvE opvragen via info@vveapp.com.

Daarna verwijderen wij de gegevens uit de actieve systemen. In back-ups kunnen gegevens nog korte tijd aanwezig zijn, totdat die volgens het reguliere schema worden overschreven.

Gegevens die wij wettelijk moeten bewaren, zoals facturatiegegevens voor de fiscale bewaarplicht, bewaren wij zolang die plicht duurt.

Wij mogen deze voorwaarden wijzigen, bijvoorbeeld bij nieuwe functies of bij gewijzigde regelgeving.

Een wezenlijke wijziging kondigen we minimaal dertig dagen van tevoren aan, via de app of per e-mail. De actuele versie staat altijd op deze pagina.

Ben je het niet eens met een wijziging, dan kun je de overeenkomst beëindigen voordat die ingaat. Gebruik je de dienst daarna nog, dan gelden de nieuwe voorwaarden.

Op deze voorwaarden en op elk gebruik van VvE App is Nederlands recht van toepassing.

Geschillen leggen wij voor aan de bevoegde rechter in Nederland. Ben je consument, dan blijven de wettelijke regels over de bevoegde rechter onverkort gelden.

Heb je een klacht, neem dan eerst contact met ons op via info@vveapp.com. We reageren binnen veertien dagen en proberen er samen uit te komen.