Privacyverklaring

VvE App is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring. Je bereikt ons via:

Voor je eigen accountgegevens, zoals je naam, je e-mailadres en je abonnement, zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Voor de gegevens die een VvE in de app zet over haar leden, eenheden en financiën is die VvE verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Wij verwerken die gegevens alleen om de dienst te leveren en niet voor eigen doeleinden.

Afhankelijk van hoe je VvE App gebruikt, verwerken we de volgende gegevens:

• Accountgegevens: je naam, je e-mailadres, je wachtwoord en een telefoonnummer als je dat zelf achterlaat. Het wachtwoord slaan we versleuteld op en is voor ons niet leesbaar.
• Gegevens over de VvE en haar leden: naam, e-mailadres, telefoonnummer, het adres of nummer van de eenheid, het breukdeel of stemaandeel en de rol binnen de VvE.
• Financiele gegevens: bijdragen, facturen, betaalstatus, het IBAN en de tenaamstelling van de VvE en de betaalgegevens die via Mollie worden afgehandeld. Volledige kaartgegevens komen niet bij ons binnen.
• Documenten die de VvE uploadt: splitsingsakte, reglementen, notulen, offertes, jaarstukken en overige bestanden. Die documenten kunnen persoonsgegevens bevatten.
• Communicatie en activiteit in de app: e-mails die via de app worden verstuurd, onderhoudsmeldingen, uitgebrachte stemmen en berichten.
• Vragen aan de AI-assistent: de vraag die je stelt en de context die je meestuurt.
• Technische gegevens: inlogmomenten, IP-adres, browsertype en technische foutmeldingen.

Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor een concreet doel en alleen met een grondslag uit de AVG.

Bij een gerechtvaardigd belang wegen we ons belang af tegen jouw privacy. Vind je dat die afweging in jouw geval anders moet uitvallen, dan kun je bezwaar maken.

VvE App wordt aangeboden tijdens een pilot- en marktonderzoeksfase. We willen weten hoe de app in de praktijk van een VvE uitpakt, dus kunnen we je benaderen over jouw gebruik ervan.

• Wij mailen je op het e-mailadres van je account, of bellen je op het telefoonnummer dat je zelf hebt achtergelaten.
• Het gaat over je ervaring met de app: wat werkt, wat niet werkt, wat je mist en wat je van de pakketten en tarieven vindt. Soms vragen we of je tijd hebt voor een kort gesprek of een interview.
• Wij gebruiken die gegevens alleen om de app en het aanbod te verbeteren. We verkopen je gegevens niet en geven ze niet aan anderen voor hun marketing.

De grondslag is ons gerechtvaardigd belang om feedback te vragen over een dienst die je zelf gebruikt. Voor iets anders dan dat, bijvoorbeeld een commerciële nieuwsbrief of onderzoek dat niets met jouw eigen gebruik te maken heeft, vragen we je eerst om toestemming. Die toestemming kun je op elk moment intrekken.

Wil je hier geen berichten meer over, antwoord dan op de e-mail of mail ons via info@vveapp.com. Dan halen we je van de lijst en benaderen we je niet meer voor feedback of onderzoek. Berichten die bij de dienst zelf horen, zoals een factuur, een uitnodiging, een wachtwoordherstel of een melding over een storing, blijven wel komen zolang je een account hebt.

Wat je ons in een gesprek of in een reactie vertelt, gebruiken we om te bepalen wat we bouwen. Delen we een inzicht intern of met een meelezer buiten ons, dan doen we dat zonder je naam, je e-mailadres en de naam van je VvE, tenzij je daar uitdrukkelijk mee instemt.

Om de dienst te kunnen leveren maken we gebruik van een aantal externe partijen. Met de partijen die voor ons als verwerker optreden hebben we afspraken over beveiliging en geheimhouding. We verkopen je gegevens niet en delen ze niet voor commerciële doeleinden.

De database, de authenticatie en de documenten die een VvE uploadt staan bij Supabase. De website en de applicatie draaien bij Vercel. Wil je weten in welke regio die systemen staan, vraag het dan op via info@vveapp.com, dan geven we je het antwoord dat op dat moment klopt.

Voor de betaaltransactie zelf is Mollie een zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke: Mollie heeft eigen wettelijke verplichtingen en een eigen privacybeleid.

Bij Sentry staat het meesturen van persoonsgegevens standaard uit, zodat foutmeldingen in beginsel technisch van aard zijn. Een foutmelding kan wel een technische identificator bevatten.

Daarnaast kunnen wij gegevens verstrekken aan een accountant, een adviseur of een toezichthouder wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Een deel van de partijen die wij inschakelen is gevestigd buiten de EER of kan gegevens buiten de EER verwerken, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten.

Als er sprake is van doorgifte buiten de EER, gebeurt dat op basis van een geldige waarborg uit de AVG: een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of de standaardcontractbepalingen, aangevuld met technische maatregelen zoals versleuteling.

Wil je weten waar de gegevens van jouw VvE precies staan, vraag het dan op via info@vveapp.com.

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor we ze hebben gekregen.

Wil je dat we je account en de gegevens van je VvE eerder verwijderen, mail ons dan via info@vveapp.com. We doen dat binnen dertig dagen, behalve voor gegevens die we wettelijk moeten bewaren, zoals facturatiegegevens.

Na de bewaartermijn verwijderen we gegevens uit de actieve systemen. In back-ups kunnen gegevens nog korte tijd aanwezig zijn, totdat die volgens het reguliere schema worden overschreven.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen. Onder meer:

• al het verkeer tussen je browser en de app verloopt versleuteld via HTTPS
• wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen en zijn voor ons niet leesbaar
• de database schermt gegevens per VvE af, zodat je alleen de gegevens ziet van de VvE waar je toegang toe hebt
• de toegang tot de productieomgeving is beperkt tot wie die toegang nodig heeft
• documenten staan in afgeschermde opslag en zijn niet publiek benaderbaar

Denk je dat er een kwetsbaarheid in de app zit of dat er iets is misgegaan met gegevens, meld het dan via info@vveapp.com. We pakken zo een melding met voorrang op.

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:

• Inzage: opvragen welke persoonsgegevens we van je verwerken.
• Rectificatie: onjuiste gegevens laten corrigeren of aanvullen.
• Verwijdering: je gegevens laten wissen, voor zover we ze niet wettelijk moeten bewaren.
• Beperking: de verwerking tijdelijk laten stilleggen, bijvoorbeeld zolang de juistheid van gegevens wordt gecontroleerd.
• Bezwaar: bezwaar maken tegen een verwerking die op een gerechtvaardigd belang berust.
• Dataportabiliteit: de gegevens die je zelf hebt aangeleverd ontvangen in een gangbaar, machineleesbaar formaat.
• Intrekken van toestemming: als een verwerking op toestemming berust, kun je die op elk moment intrekken. Dat raakt niet aan wat daarvoor al is verwerkt.

Je oefent deze rechten uit door een bericht te sturen naar info@vveapp.com. We reageren binnen een maand. Om te voorkomen dat we gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen we je vragen je identiteit aan te tonen.

Staan jouw gegevens in de app omdat het bestuur van je VvE ze daar heeft ingevoerd, dan is die VvE voor die gegevens de verantwoordelijke. Richt je verzoek dan in de eerste plaats aan het bestuur van je VvE. Kom je er niet uit, laat het ons weten, dan zetten we het verzoek door en helpen we waar we kunnen.

Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten via info@vveapp.com. We zoeken het graag samen uit.

Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

VvE App gebruikt cookies en vergelijkbare technieken die nodig zijn om de app te laten werken. Concreet gaat het om:

• Functionele cookies voor inloggen: onze authenticatiedienst Supabase plaatst cookies waarmee je sessie in stand blijft. Zonder die cookies kun je niet ingelogd blijven.
• Technische cookies van de hostingomgeving: nodig om verzoeken correct af te handelen.
• Foutregistratie: onze foutregistratie kan een technische identificator gebruiken om meldingen aan een sessie te koppelen, zodat een storing te herleiden is.

Wij plaatsen zelf geen advertentie-, tracking- of profileringscookies en we verkopen je gegevens niet. Voor de cookies hierboven is geen toestemming vereist, omdat ze noodzakelijk zijn voor het leveren van de dienst of alleen een technisch doel hebben.

Wij nemen geen besluiten over personen op basis van geautomatiseerde verwerking die rechtsgevolgen hebben of jou in aanmerkelijke mate treffen.

De AI-assistent geeft informatie en genereert teksten. Die zijn informatief en vormen geen juridisch of financieel advies. Besluiten binnen de VvE worden door mensen genomen en blijven de verantwoordelijkheid van de VvE.

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als de app verandert of als de regelgeving daarom vraagt. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met bovenaan de datum van de laatste wijziging.

Bij een wezenlijke wijziging informeren we je via de app of per e-mail.